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Software de recursos humanos gratis: calculá lo que te cuesta de verdad
“Es gratis”… hasta el usuario número 6 o hasta la segunda app. Compará a 3 años un plan gratis, un SaaS pago y un open source autoalojado contra seguir con los legajos en carpetas.
4. Supuestos de cada opción (editables)
Odoo Standard, facturación anual: US$ 8,95 (mensual: US$ 11,20).
Odoo Light User: US$ 2,90. Cada ficha de empleado sin usuario completo cuenta como liviano.
Servidor de 2 GB en DigitalOcean (US$ 12,00) + backups semanales (20 %).
Tu dato: interno o tercerizado.
Una vez: instalar, configurar, migrar legajos.
Actualizaciones, backups, usuarios, dudas.
Costo total a 3 años
De 60 a 73 empleados. Licencias, hosting y horas de tu equipo.
- 1. Seguir con carpetas y planillasUSD 9.552
USD 4,00 por empleado por mes · el más barato
- 2. Open source autoalojado (ej. OrangeHRM)USD 9.894
USD 4,14 por empleado por mes
- 3. SaaS pago (ej. Odoo Standard)USD 12.137
USD 5,08 por empleado por mes
¿Hasta dónde llega lo gratis con tu empresa?
Zoho People Free
No te alcanza
Máximo 5 usuarios, con base de empleados y ausencias. Con autogestión necesitás 60 usuarios: es gratis hasta el usuario 5.
Odoo One App Free
No te alcanza
Usuarios ilimitados, pero una sola app (más las que necesita). Lo que marcaste usa 2 apps (Employees, Time Off, Payroll): al sumar la segunda, pagás el plan Standard por cada usuario y US$ 2,90 por cada empleado.
Año 1: USD 2.233 de licencias.
OrangeHRM Starter (open source)
Licencia gratis
No paga licencia, pero lo instalás y mantenés vos: USD 173 de hosting por año y 88 h de técnico el primer año.
Año por año
| Opción | Año 160 empl. | Año 266 empl. | Año 373 empl. |
|---|---|---|---|
| Seguir con carpetas y planillas | USD 2.880todo en horas | USD 3.168todo en horas | USD 3.504todo en horas |
| SaaS pago (ej. Odoo Standard) | USD 3.673USD 2.233 licencias | USD 4.026USD 2.442 licencias | USD 4.438USD 2.686 licencias |
| Open source autoalojado (ej. OrangeHRM) | USD 3.813USD 2.373 hosting + técnico | USD 2.957USD 1.373 hosting + técnico | USD 3.125USD 1.373 hosting + técnico |
Las horas de carga crecen con la dotación. Con un sistema (SaaS u open source) quedan el 50 % de las horas de hoy, según tu estimación.
Cómo leer el resultado
- Plan gratis. Sirve si lo que necesitás entra en su límite y no va a crecer. Mirá primero qué pasa con el empleado o la función que viene después.
- SaaS pago. Pagás por persona todos los meses: al crecer la dotación, crece la factura. A cambio, no mantenés nada.
- Open source. La licencia es gratis, pero alguien tiene que instalarlo, actualizarlo y hacer los backups. Si no hay un técnico, ese costo aparece igual.
- A medida. Tiene sentido cuando ninguno se adapta a tus convenios, liquidación o circuitos de aprobación y terminás haciendo la mitad en planillas.
Precios y límites de terceros verificados el 2 de octubre de 2026 en sus páginas oficiales: Odoo — Pricing (One App Free, Standard, Light User) · Zoho People — Precios y ediciones (plan Free: máximo cinco usuarios) · OrangeHRM — Starter, open source (GPL) · DigitalOcean — Droplet pricing (Basic 2 GB y backups).
Estimación orientativa en USD, sin impuestos ni conversión de moneda. Odoo se usa como ejemplo de SaaS porque publica sus precios; el precio de Odoo Standard es el de facturación anual sin el descuento del primer año y puede variar por país. Las horas, el costo hora y el ahorro son datos tuyos: cambialos por los reales. No incluye el costo de errores en la liquidación ni la migración de datos de un SaaS a otro.
Paso a paso
Cómo se usa
- Paso 1
Cargá tu empresa
Cuántos empleados tenés, cuánto crecés por año, quiénes entran al sistema y qué necesitás: legajo, licencias, asistencia, recibos.
- Paso 2
Poné las horas de hoy
Cuántas horas por mes se van en papeles y cuánto cuesta esa hora. Es el costo que no aparece en ninguna factura.
- Paso 3
Compará a 3 años
Mirá hasta dónde llega cada plan gratis con tu empresa y cuánto cuesta en total cada camino, año por año.
Dónde está el costo de un software de recursos humanos gratis
Los planes gratis tienen un límite: de usuarios (como Zoho People Free, hasta 5) o de funciones (como Odoo One App Free, una sola app). Una empresa de 60 personas que quiere legajo digital, vacaciones y recibos lo pasa el primer día, y desde ahí paga por cada persona, todos los meses.
El open source, como OrangeHRM, no cobra licencia, pero necesita un servidor, backups y alguien que lo actualice. Y seguir con carpetas tampoco es gratis: son horas de carga y búsqueda que crecen con cada empleado nuevo.
Si ninguna opción se ajusta a tu forma de trabajar, en Deepyze desarrollamos un sistema de recursos humanos a medida con legajo digital, licencias, asistencia y recibos, integrado con tu liquidación.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Existe un software de recursos humanos gratis para 60 empleados?
Sí, pero con condiciones. Zoho People Free admite un máximo de 5 usuarios, así que no alcanza si cada empleado entra a pedir vacaciones. Odoo One App Free tiene usuarios ilimitados, pero cubre una sola app: si necesitás legajo, licencias y recibos, al sumar la segunda app pasás a pagar. Los open source como OrangeHRM Starter no cobran licencia, pero los tenés que alojar y mantener. Datos verificados el 2 de octubre de 2026.
¿Cuánto cuesta un software de RRHH pago por empleado?
Depende del proveedor y de cuántas personas entran al sistema. Como referencia, Odoo publica su plan Standard a US$ 8,95 por usuario por mes con facturación anual y el usuario liviano (el empleado que sólo pide ausencias o ve su recibo) a US$ 2,90. Con 2 usuarios de RRHH y 58 empleados, sólo en licencias son unos USD 186 por mes, sin impuestos.
¿Qué cuesta tener un software de recursos humanos open source?
La licencia es gratis, pero aparecen otros costos: un servidor (un Droplet de 2 GB en DigitalOcean cuesta US$ 12 por mes, más backups), la instalación y migración de los legajos, y las horas de un técnico para actualizaciones, backups y soporte. Si nadie se encarga, el sistema queda desactualizado y expuesto.
¿Cuánto cuesta seguir con los legajos en carpetas?
No pagás licencias, pero pagás horas: cargar novedades, buscar papeles, contar días de vacaciones y armar recibos. Con 30 horas por mes a USD 8 la hora son casi USD 2.900 por año, y crece con cada empleado nuevo. La calculadora usa tus horas y tu costo hora reales.
¿Qué tiene que tener un sistema de gestión de recursos humanos?
Para una empresa de 50 a 100 personas, lo básico es el legajo digital de empleados, la gestión de licencias y vacaciones con aprobaciones, el control de asistencia y los recibos de sueldo. Después vienen las evaluaciones, la capacitación y la integración con la liquidación de sueldos y la contabilidad.
¿Cuándo conviene un sistema de recursos humanos a medida?
Cuando ninguna opción se adapta a tus convenios, a tu forma de liquidar o a tus circuitos de aprobación y terminás haciendo la mitad del trabajo en planillas. Un sistema web de recursos humanos a medida se arma alrededor de tu proceso y los datos quedan en tu infraestructura.
Más herramientas
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¿Querés un sistema de RRHH hecho para tu empresa?
Legajo digital, licencias, vacaciones, asistencia y recibos, con tus reglas y tus datos en tu infraestructura. Contanos tu caso y te respondemos en 24 horas.